Checkliste: Aus welchen Gründen E-Mail Bounces entstehen können

Der Versand einer E-Mail führt nicht automatisch auch zu ihrer Zustellung. Wird eine E-Mail zwar versendet aber nicht zugestellt, spricht man von einem Bounce. Ziel im E-Mail Marketing ist es, die Bounce-Rate (Anteil der Bounces an der Versandmenge) möglichst gering zu halten. Doch Bounces können viele Ursachen haben, die jeweils unterschiedliche Handlungsweisen erfordern. Kann eine versendete E-Mail nicht zugestellt werden, wird sie als Bounce bezeichnet. Die Vermeidung von Bounces ist eine wichtige Aufgabe im E-Mail Marketing. Doch um wirksam gegen Bounces vorgehen zu können, müssen ihre möglichen Ursachen bekannt sein. Die Gründe für Bounces sind vielfältig und nicht jeder Bounce bedeutet Handlungsbedarf. 1. Überfülltes Postfach Wenn das Postfach des Empfängers voll ist, kann ihm keine weitere E-Mail zugestellt werden. Die Bounce Message enthält in diesem Fall eine Zeile wie recipient’s inbox is full. Alle relevanten E-Mail Clients benachrichtigen ihre Nutzer, wenn ihr Postfach voll ist. Sobald der Empfänger sein Postfach aufräumt, verschwindet die Bounce-Ursache und die E-Mail kann wieder zugestellt werden. Temporäre Bounces werden auch als Soft-Bounces bezeichnet. Bleibt das Postfach jedoch über einen längeren Zeitraum überfüllt, kann davon ausgegangen werden, dass es nicht mehr benutzt wird. Bei dauerhaft nicht zustellbaren E-Mails spricht man von Hard-Bounces. In diesem Fall sollte der Empfänger aus dem Verteiler gelöscht werden. 2. Abwesenheit Ist ein Empfänger – z.B. aufgrund von Krankheit – längere Zeit abwesend, kann er den Abwesenheitsassistenten seines E-Mail Postfachs so konfigurieren, dass eingehende E-Mails nicht mehr zugestelt werden. Dies sollte in den meisten Fällen aus der automatisch verschickten Abwesenheitsnachricht hervorgehen. Die Ursache für den Bounce entfällt üblicherweise mit Rückkehr des Empfängers bzw. Abschaltung des Abwesenheitsassistenten. 3. E-Mail Loop Der E-Mail Loop lässt sich am besten anhand eines Beispiels erklären. Angenommen ein Empfänger fährt in den Urlaub und richtet in seinem Abwesenheitsassistenten eine Weiterleitung an einen anderen Empfänger ein. Dieser ist jedoch ebenfalls abwesend und hat eine Weiterleitung auf den ersten Empfänger eingerichtet. So entsteht eine Schleife, in der die E-Mail kontinuierlich zwischen den beiden Postfächern hin und her geschickt wird. Die meisten E-Mail Server sind jedoch (sofern sie korrekt konfiguriert wurden) in der Lage, einen E-Mail Loop zu erkennen und zu unterbrechen. Eine mögliche Bounce-Message bei einem E-Mail Loop ist z.B. mail loop: too many hops (too many ‘Received:’ header fields). 4. Adresse nicht vorhanden E-Mails können nur an Adressen zugestellt werden, die auch existent sind. Eine Bounce aufgrund einer nicht vorhandenen Adresse drückt sich z.B. durch eine Textzeile wie recipient e-mail adress unknown aus. In diesem Fall sollte überprüft werden, ob die E-Mail Adresse korrekt in den Verteiler übertragen wurde. Werden Adressen manuell erfasst, könnte möglicherweise ein Buchstabendreher passiert sein. Hat sich der Empfänger selbst verschrieben – z.B. “Peter.Shculz@gmx.de anstatt Peter.Schulz@gmx.de” darf die Adresse nicht eigenhändig korrigiert werden. Ist eine Adresse nicht (mehr) vorhanden, kann sie aus dem Verteiler gelöscht werden. 5. E-Mail wurde gefiltert Es besteht die Möglichkeit, dass eine E-Mail vom Mailserver des Empfängers gefiltert wird. Dies kann verschiedene Ursachen haben, die leider nicht immer der Bounce-Message zu entnehmen sind. Die häufigste Ursache ist, dass die E-Mail als SPAM klassifiziert wurde – mögliche Message: “Mail was identified as spam”. Wie Sie ungerechtfertigte SPAM-Klassifizierung vermeiden, erfahren Sie in diesem Beitrag. 6. Hardware Probleme beim Mailserver Messages wie z.B. error writing message oder message could not be stored deuten darauf hin, dass möglicherweise die Hardware des Empfänger-Mailservers nicht korrekt funktioniert. Kennzahlen für das Bounce-Management Das Bounce-Management ist eine wichtige Aufgabe im E-Mail Marketing. Dafür sind Kennzahlen wie die Bounce-Rate notwendig. Näheres zur Bounce-Rate und weiteren E-Mail Marketing Kennzahlen erfahren Sie in unserer Checkliste Die 25 wichtigsten E-Mail Marketing Kennzahlen. ------- Weitere Tipps finden Sie in unserem Unternehmensblog: http://www.artegic.de/aktuelles oder auf Twitter twitter.com/artegic. ------- artegic AG – Know-how und Technologie für Online CRM Zanderstraße 7 53177 Bonn Tel.: +49 (0)228 22 77 97-0 Fax: +49 (0)228 22 77 97-900 E-Mail: info@artegic.de Url: www.artegic.de artegic ist vom TÜV Rheinland unternehmensweit nach dem internationalen Standard für IT- und Datensicherheit ISO/IEC 27001 zertifiziert.