Transaktionsmails effizient nutzen

Transaktionsmails spielen im E-Commerce eine besondere Rolle. Da sie die notwendigen und wichtigsten Informationen für Ihre Kunden enthalten, schlummert in ihnen ein viel zu selten genutztes Marketingpotenzial.

Was sind eigentlich Transaktionsmails?

Transaktionsmails sind automatisierte E-Mails, die durch bestimmte Besucheraktionen oder nach Geschäftsvorgängen versendet werden. Es handelt sich dabei also nicht um einen Newsletter, sondern um E-Mails, die basierend auf Handlungen des Empfängers versendet werden. 

Beispiele für solche Transaktionsmails sind unter anderem:

• Bestellbestätigungen
• Versandbestätigungen
• Lieferbestätigungen
• Retouren-Eingangs-Bestätigungen
• Registrierungsbestätigungen
• An- und Abmeldebestätigungen
• Benachrichtigungen über Kommentare in Sozialen Netzwerken oder Blogs
• Rechnungen
• Reservierungsbestätigungen
• Passwortanforderungen und -änderungen
• Double-Opt-In Mailings 
• und ähnliche…
  
  

Transaktionsmails spielen also vor allem in Onlineshops, Onlineportalen, Buchungssystemen, Foren, sozialen Netzwerken und vergleichbaren Systemen eine große Rolle. 

Transaktionsmails werden einmalig in der E-Mail Software angelegt und ab dann immer automatisch versendet, wenn durch den Empfänger der sogenannte Trigger – also das auslösende Ereignis – im System eintritt. Das bedeutet, dass jede Transaktionsmail durch eine individuelle Handlung des Empfängers angestoßen und ausgesteuert wird. 

Vorteile der Transaktionsmails

Transaktionsmails haben dabei drei entscheidende Vorteile gegenüber jedem regulären Newsletter: Dadurch, dass Transaktionsmails immer durch individuelle Handlungen des Empfängers ausgelöst werden und sich der Inhalt direkt auf diesen Anlass bezieht, haben Transaktionsmails einen extrem hohen persönlichen Bezug.

Noch dazu werden Transaktionsmails von den Empfängern erwartet. Schließlich wollen Kunden wissen, ob ihre Bestellung auch wirklich eingegangen ist, wann das heiß ersehnte Stück versendet wird oder wann das ausgewählte Kleidungsstück wieder in der richtigen Größe erhältlich ist. Und was gibt es schon schöneres als eine Buchungsbestätigung für den nächsten Urlaub!? Kunden erwarten also den Versand von Transaktionsmails. Das wiederum bedeutet, dass Sie als Händler auf jeden Fall sicherstellen sollten, dass Ihre Transaktionsmails auch wirklich zugestellt werden, da die Aufmerksamkeit Ihrer Kunden und damit das Marketingpotenzial dieser E-Mails enorm ist. Statistiken belegen diese Überlegung: Transaktionsmails werden mehr als doppelt so häufig geöffnet wie normale Newsletter.

1. Transaktionsmails werden vom Kunden erwartet und haben deshalb ein hohes Marketingpotenzial.

2. Transaktionsmails werden mehr als doppelt so häufig geöffnet wie reguläre Newsletter.

3. Transaktionsmails haben einen extrem hohen persönlichen Bezug

Die wichtigsten Transaktionsmails für Ihren Onlineshop

In der Regel beginnt bei einem Onlineshop die E-Mail Kommunikation mit einer Transaktionsmail in Form einer Registrierungsbestätigung, wenn sich ein neuer Kunde für eine Bestellung in Ihrem Onlineshop anmeldet. Üblicherweise erfolgt im Anschluss die Bestellung. Der Kunde sollte dann unverzüglich eine Bestell- oder Buchungsbestätigung inklusive Rechnung erhalten, eine Versandbestätigung sollte zum gegebenen Zeitpunkt ebenfalls folgen. Nachgelagert in der Kommunikation sind Transaktionsmails zum Retouren-Management. Diese Mailings bilden das Fundament der E-Mail Kommunikation für Onlineshop-Betreiber. 

Natürlich lässt sich dieses Fundament beliebig erweitern. Wie wäre es beispielsweise mit einer Feedback-Anfrage 7 Tage nach Versand der Ware, einer Kauferinnerung, wenn es sich beim Kauf zuvor um Produkte des täglichen Bedarfs handelte oder einer Reaktivierung, wenn Ihre Kunden beispielsweise seit 6 Monaten nicht mehr bei Ihnen gekauft haben!?  

Der rechtliche Rahmen für Transaktionsmails

Transaktionsmails wie beispielsweise Bestellbestätigungen enthalten wichtige Informationen zu einem Kauf. Daher ist die Übermittlung von solchen Transaktionsmails auch ohne separate Einwilligung des Empfängers zulässig und mitunter sogar rechtlich erforderlich. Allerdings dürfen Transaktionsmails dann auch nur die notwendigen Informationen enthalten – zusätzliche werbliche Inhalte sind nicht erlaubt. Es braucht also ein zusätzliche Einwilligung des Empfängers, um Transaktionsmails um werbliche Inhalte zu ergänzen. Eine solche Einwilligung lässt sich ähnlich wie bei der Newsletteranmeldung durch ein sogenanntes Opt-In einholen. Zusätzlich muss wie gehabt jede E-Mail auch ein Opt-Out, also eine Abmeldemöglichkeit enthalten. Erst dann ist es erlaubt, in Transaktionsmails auch werbliche Inhalte zu platzieren. 

Es gibt jedoch gewisse Grauzonen und verschiedene Auslegungsmöglichkeiten der Gesetze. Beispielsweise dürfen laut § 7 Abs. 3 UWG auch in Transaktionsmails Waren beworben werden, die dem zuvor gekauften Produkt ähneln. Im Zweifelsfall entscheiden Gerichte jedoch in der Regel zugunsten des Verbrauchers, sodass es helfen kann, an dieser Stelle Rücksprache mit einem Anwalt zu halten, wenn Sie nicht die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers vorliegen haben. 

Dennoch ist aufgrund der überdurchschnittlich hohen Öffnungsraten das Marketingpotenzial der Transaktionsmails so hoch, dass es sich wirklich lohnt, diese Hürde zu meistern. Eine professionelle E-Mail Marketing Software ermöglicht Ihnen die Einholung der nötigen Einwilligung mittels eines automatisierten Opt-Ins, sodass Sie ihre Transaktionsmails zukünftig easy für Ihr Marketing nutzen können.

E-Mail Marketing Automation

Transaktionsmails zeit- und ressourcenschonend umsetzen

Transaktionsmails lassen sich natürlich auf keinen Fall manuell versenden. Schließlich können Sie nicht den ganzen Tag vor dem Bildschirm sitzen und immer dann eine Bestellbestätigung versenden, wenn gerade mal wieder jemand in Ihrem Onlineshop eingekauft hat. Selbstredend müssen diese Prozesse vollkommen automatisiert funktionieren. Kurz: Transaktionsmails brauchen E-Mail Marketing Automation. Mittels E-Mail Marketing Automation legen Sie die jeweiligen Transaktionsmails lediglich ein mal in Ihrer Newsletter Software an und definieren, zu welchem Ereignis und mit welchem zeitlichen Abstand das entsprechende Mailing versendet wird. Über dynamische Felder werden dann wie bei regulären Newslettern auch die variablen Daten wie Anrede, gekaufte Produkte, Preise und ähnliches ergänzt. 

Auf diese Weise lassen sich die Transaktionsmails beliebig erweitern und clever in Ihren E-Mail Marketing Prozess einbinden. Beispielsweise können Sie Feedback-Anfragen und Kauferinnerungen ebenso in die Kampagne einbinden wie die notwendige Bestell- oder Versandbestätigung. Eine professionelle Newsletter Software bietet Ihnen dafür eine Schnittstelle zu Ihrer Shopware und übersichtliche Tools für das Kampagnenmanagement.

Shopware vs. Versand Software: Warum Sie Transaktionsmails unbedingt mit einer professionellen Newsletter Software versenden sollten:

Je nach Shopware bietet Ihnen unter Umständen auch Ihr Verkaufssystem bereits eine Lösung zum Versand von Transaktionsmails. Das Angebot ist verlockend: Auf diese Weise müssen Sie die Daten nicht in eine zusätzliche Newsletter-Software übertragen und die Transaktionsmails werden direkt aus Ihrem Shopsystem heraus versendet. 

Problematisch hierbei ist jedoch, dass Shop- und Buchungssysteme nicht für den Versand von E-Mails spezialisiert sind. Konkret bedeutet das, dass Sie mit großer Sicherheit keine Gestaltungsmöglichkeiten für Ihre Mailings bieten, der Versand nicht über “gewhitelistete” Server stattfindet und Sie in der Regel auch keine Auswertungsmöglichkeiten für Ihre Transaktionsmails haben. Auf diese Weise würden Sie nicht nur das ungemeine Marketingpotenzial verschenken, dass die Transaktionsmails mit sich bringen, sondern Sie laufen darüber hinaus Gefahr, dass die E-Mails nicht einmal zugestellt werden. Erst der Versand über gewhitelistete Server mit einem entsprechend hohen Sender-Score wie ihn professionelle Newsletter-Softwares haben, stellt sicher, dass Ihre E-Mails auch wirklich zugestellt werden. Da Kunden diese E-Mails erwarten und sie mitunter auch rechtlich notwendig sind, wäre es also fatal, wenn diese aufgrund technischer Mängel nicht bei ihrem Empfänger ankämen.