Das darf in keinem Impressum fehlen

Die wichtigsten Punkte für das Newsletter-Impressum:

Anbieterkennzeichnung muss leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sein: Hyperlink reicht nicht aus, weil nicht für alle Empfänger anklickbar, und damit nicht unmittelbar erreichbar.

Name und Postadresse sind genauso Pflicht wie Handelsregister- und Umsatzsteueridentifikationsnummer

E-Mail-Adresse und Telefonnummer für schnelle elektronische Kontaktaufnahme. Das Gesetz fordert explizit die schnelle elektronische Kontaktaufnahme per E-Mail. Telefon ist ebenfalls angeraten.

Namen der Vertretungsberechtigten: Besonders bei Konzernen mit vielen Vertretungsberechtigten ist dies leider eher störend. Sinnvoll dagegen, den konkreten Newsletterverantwortlichen zu nennen.


Hintergrund:

Nicht nur für Geschäftsbriefe, sondern auch für E-Mails gibt es klare Regeln: Ein Empfänger muss wissen, mit wem er es zu tun hat. Die einfachste Unterscheidung zwischen Spam und seriösen E-Mails: Stehen unten die kompletten Kontaktdaten? Illegale Spam-Mails haben – wenn überhaupt - einen Hyperlink auf ein vermeintliches Impressum. Und nicht nur Verbraucherschützer warnen davor, in Mails unbekannter Absender etwas anzuklicken. Fazit:
Ein Hyperlink auf Impressum reicht nicht, besser sind komplette Kontaktdaten

Wenn Sie meinen, dass das grafisch nicht schön ist, wenn alle Daten im Newsletter stehen, und auf einem Hyperlink bestehen, dann würde ich zumindest vorschlagen, dass Sie den kompletten Hyperlink ausschreiben: www.firma.de/impressum.htm. Dann kann ich mir diese Adresse in meinen Browser kopieren und dort nachsehen, mit wem ich die Ehre habe. Aber wie gesagt: juristisch korrekt muss ein Newsletter ein komplettes Impressum haben, wobei hier zwei Gesetze gelten.

Ein Produkt-Newsletter ist ein Teledienst, ein redaktioneller Newsletter dagegen ein Mediendienst. Entsprechend gelten Teledienstegesetz, Teledienstedatenschutzgesetz beziehungsweise Mediendienste-Staatsvertrag. In den wesentlichen Punkten sind sich die Werke jedoch einig: der Anbieter muss nicht nur klar gekennzeichnet werden, sondern es sollen auch Möglichkeiten der schnellen Kontaktaufnahme zu diesem gegeben sein. Analog zur Website gilt also, das im Sinne einer Anbieterkennzeichnung folgende Daten im Impressum enthalten sein müsssen:
Name und Anschrift des/der Vertretungsberechtigten, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Handelsregister- und Steuernummer.

Konkret sagen Mediendienstestaatsvertrag und Teledienstgesetz zum Thema Informationspflichten: Anbieter haben Namen und Anschrift leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar zu halten. Da nicht alle E-Mail-Empfänger gleichzeitig auch Internetzugang haben, reicht ein Hyperlink auf das Impressum also nicht aus. Außerdem gibt es viele Sicherheitsprogramme, die jegliche Hyperlinks aus E-Mails “herausschneiden“.

Für Unternehmen, die einen Newsletter betreiben, gelten erweiterte Informationspflichten. Hier reichen Name und Adresse nicht aus, sondern es werden auch Angaben gefordert, „die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und unmittelbare Kommunikation mit ihnen ermöglichen, einschließlich der Adresse der elektronischen Post“. Wichtig dabei ist, dass über die im Impressum genannten Daten wirklich eine schnelle Kontaktaufnahme möglich ist. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, neben der E-Mail-Adresse auch eine Telefonnummer anzugeben. Konkret sind diese Daten übrigens auch für Spamfilterbetreiber wichtig, die sich auf diesem Wege ein Bild über den Absender machen können. Spammer vermeiden üblicherweise Hinweise auf den Absender. Eine funktionierende Reply-Adresse ist zwar nicht gesetzlich gefordert, wirkt aber ebenfalls vertrauensbildend (keine zu haben ist Spam-Kriterium für manche Spamfilter). Ebenfalls Bestandteil des Impressums ist die Handelsregister- und die Umsatzsteueridentifikationsnummer