Bulk-E-Mails richtig versenden

Machen Sie im E-Mail Marketing Gebrauch von Massen-E-Mails oder auch Bulk E-Mails genannt und versenden E-Mail Kampagnen an eine Vielzahl von Empfängern, gilt es zahlreiche Aspekte zu beachten.

Herausforderungen hierbei sind beispielsweise Ihre Absender-Reputation vor dem Einbrechen zu bewahren und die daraus resultierende schlechte E-Mail Zustellbarkeit zu vermeiden.

Diese schlechte Zustellbarkeit bedeutet, dass viele Ihrer E-Mails statt im Posteingang Ihrer Empfänger im Spam-Ordner landen oder von den ISPs (Internet Service Providern wie Gmail, Yahoo, etc) vorab blockiert werden – im schlimmsten Fall sogar dauerhaft.

Schauen wir uns daher die notwendigen Voraussetzungen und weitere Tipps und Tricks an, um Bulk E-Mails richtig zu versenden.

Notwendige Voraussetzungen

1.  Leistungsstarke und skalierbare Infrastruktur

Um den Versand von Massen- oder Bulk E-Mails in erster Stelle zu ermöglichen, ist die Wahl der richtigen E-Mail Marketing Software die Grundvoraussetzung.

Dies bedeutet, dass eine leistungsstarke und skalierbare Infrastruktur vorhanden sein sollte, die die gewünschte Anzahl an E-Mails innerhalb eines kurzen Zeitrahmens bewerkstelligt.

Eine verteilte Architektur (verschiedene Serverstandorte) für eine stetige Verfügbarkeit stellt sicher, dass der E-Mail Versand sicher und zuverlässig zu jeder Zeit durchgeführt wird.

Idealerweise verteilen sich diese Server auf verschiedene Regionen. Gerade Unternehmen, die auf internationaler Ebene operieren und E-Mail Kampagnen an Empfänger in unterschiedlichen Regionen und Ländern versenden, profitieren von dieser Nähe zum Serverstandort.

2. Dedizierte IP-Adresse

Planen Sie, Bulk E-Mails zu versenden, sollten Sie dies über eine eigene IP-Adresse tun (dedizierte IP-Adresse), die Sie diese nicht mit anderen teilen müssen (shared IP-Adresse).

Dies ist empfehlenswert, da diese IP-Adresse vor dem ersten Versenden eine neutrale Absender-Reputation besitzt und Internet Service Provider oder auch Webmails bislang noch keine Nachrichten von dieser IP-Adresse erhalten haben.

Es liegt in der eigenen Verantwortung des Absenders, sich eine positive Versand-Reputation aufzubauen und von den ISPs als vertrauensvoller Absender angesehen zu werden. Damit ist er von den Versandpraktiken anderer Bulk E-Mail Versender unabhängig.

So versenden Sie Massen-E-Mails richtig

1. Wärmen Sie Ihre IP-Adresse langsam auf

Wenn Sie einen E-Mail Anbieter wählen oder zu einer anderen E-Mail Software wechseln,   das Konto einrichten und sofort mit dem Versand von Massen-E-Mails beginnen, reichen die Folgen von Bounces über Spam-Beschwerden und E-Mails im Spam-Ordner bis hin zum ISP-Blacklisting und Kontosperrungen beim E-Mail Anbieter.

Planen Sie daher den E-Mail Marketing Anbieter Wechsel sowie den Massen E-Mail Versand strategisch, indem Sie eine dedizierte IP wählen und diese gezielt aufwärmen.

Dies geschieht am besten, indem Sie das E-Mail Volumen über diese IP-Adresse Schritt-für-Schritt erhöhen ( Auch IP-Adressen Aufwärmphase oder IP-Warmup genannt).

Wir empfehlen eine Steigerung um den Faktor 1,25. Starten Sie beispielsweise mit 5000 E-Mails, liegt das Versandvolumen am Tag 2 bei 6250 (5000x1,25=1250. / 5000+1250=6250).

2. Versenden Sie Massen-E-Mail zum richtigen Zeitpunkt

Die Öffnungsraten im E-Mail Marketing für den Bereich B2B fallen für gewöhnlich ganz anders aus als die im Bereich B2B.

So öffnet ein Student seine E-Mails zu einem anderen Zeitpunkt als beispielsweise ein Geschäftsmann. Kennen Sie daher genauestens Ihre Empfänger und Zielgruppe.

Hier verschafft die Zielgruppenanalyse Abhilfe: Ihre E-Mail Statistiken, Webanalyse-Tools sowie eine einfache Kundenbefragung verraten Ihnen, wann Ihre E-Mails in der Regel bevorzugt geöffnet werden, um zielgerichtet Ihre Empfänger zum richtigen Zeitpunkt zu erreichen.

3. Versenden Sie Ihre Bulk E-Mails an Empfänger, die diese erhalten möchten

Wie auch bei allen anderen Marketing Kampagnen, gilt auch für Bulk E-Mails, die Kampagnen nur dann zu versenden, wenn Ihre Empfänger diese erhalten möchten.

Der Erwerb von gekauften E-Mail Adressen ist nach wie vor eine beliebte Praxis. Doch gerade, wenn Sie solche Adressen für den Versand von Massen-Mails verwenden, kann Ihnen dies Ihre Absender-Reputation ruinieren.

4. Kaufen Sie keine E-Mail Adressen von Dritten ein.

Nicht nur verstößt das gegen die Versandrichtlinien von fast allen E-Mail Anbietern, auch sind Ihnen hohe Blockierungs-, Spam- und Blacklisting-Raten ziemlich sicher. Statt Umsatz zu erwirtschaften, verschwenden Sie Geld.

Denn:

Die auf einer solchen E-Mail Liste gelisteten Empfänger möchten in der Regel nichts von Ihnen hören und wissen bis zum Erhalt der ersten E-Mails wahrscheinlich auch gar nicht, dass Sie deren E-Mail Adresse erworben haben. Die Wahrscheinlichkeit, dass diese Personen Ihre E-Mail öffnen, ist ziemlich gering.

Die von Ihnen angeschriebenen Kontakte, sollten Sie stattdessen selbst mittels eines Double Opt-In Verfahrens erworben haben.

5. Wählen Sie eine(n) vertrauenswürdige(n) Absender E-Mail Adresse und Absender-Namen

Wir empfehlen, nach dem @ Ihren Unternehmensnamen und keine Free E-Mail Adressen wie Gmail, GMX oder Web.de zu wählen. Diese Praxis wirkt sowohl bei den ISPs als auch bei Ihren Empfängern unprofessionell und nicht vertrauenserweckend.

Hinsichtlich der Information vor dem @ gilt:

Wählen Sie hier entweder

- einen nicht personengebundenen Absendernamen wie marketing@, newsletter@, team@, info@,

- die Kombination aus Ihrem Eigen- und Unternehmensnamen oder

- wenn Sie als persönliche Brand auftreten, ist auch nur Ihr eigener Name denkbar

 

Meiden Sie dagegen noreply E-Mail Adressen (noreply@unternehmen.de). Noreply E-Mails werden mit dem Ziel verschickt, den Empfänger zu informieren, ohne eine Antwort auf diese Nachricht erhalten zu wollen.

In vielen Fällen möchten Ihre Kunden und Zielgruppen mit Ihnen persönlich Kontakt aufnehmen. Dabei kann es sich um Rückfragen, Beschwerden, Lob oder anderes Feedback handeln. Doch Noreply E-Mails verhindern dies.

6. Nennen Sie den Namen Ihres Empfängers in der Betreffzeile

Haben Sie die Posteingänge Ihrer Empfänger erreicht, erwartet Sie die nächste Herausforderung: Dass diese Ihre E-Mail Kampagnen anklicken, lesen und zum Konvertieren bewegt werden.

Hier kommt eine überzeugende E-Mail Betreffzeile ins Spiel.

Frage: Bei welcher E-Mail Betreffzeile fühlen Sie sich eher angesprochen?

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Vermutlich die Zweite. Obwohl beide Formulierungen an sich gleich sind, nämlich welche Produkte Sie im Monat August bevorzugt kaufen sollen, wirkt die zweite Variante weitaus persönlicher.

Im Großen und Ganzen gibt es zahlreiche Tipps, wie Sie Bulk E-Mails richtig versenden: Von der Wahl der richtigen E-Mail Marketing Software bis hin zum Aufwärmen Ihrer IP, um eine gute Absender-Reputation aufzubauen - Halten Sie sich an die Best Practices und es sollte nichts zwischen Ihnen und den Posteingängen Ihrer Empfänger stehen.