Fehlerfreie Newsletter: Die Rundum-Checkliste

Ein Testversand bei Newslettern ist Standard im E-Mail-Marketing. Vor dem eigentlichen Versand wird jedes Mailing noch einmal auf Herz und Nieren geprüft, damit sich ja kein Tippfehler, kein kaputter Link oder ähnliches einschleicht. Diese Form von Qualitätssicherung kennt sicher jeder E-Mail-Marketer. Aber reicht das Überprüfen von Test-Mailings, um die Qualität Ihrer Newsletter sicherzustellen? 

Qualitätssicherung beginnt schon bei der Konzeption und der groben Planung Ihrer Newsletter und es endet nicht, wenn der Newsletter zum Versand eingestellt ist. Damit dies gelingt, haben wir hier eine Checkliste zusammengestellt, die alle Bereiche und Aspekte berücksichtigt, sodass Sie nichts übersehen. 

 

1. Konzeption & Planung

- Verwenden Sie einen Contentplan, in dem Sie die genauen Inhalte festlegen, die Ihre Botschaft vermitteln. So stellen Sie sicher. dass Sie nur Content erstellen, der relevant für Ihre Zielgruppe ist. 

- Im Gegensatz zum Contentplan ist im Redaktionsplan festgehalten, wann welcher Newsletter zu welchem Thema versendet werden soll. Sie behalten den Überblick über anstehende Themen und können sich schon frühzeitig mit einzelnen Newslettern befassen. Überprüfen Sie die Themen immer wieder daraufhin, ob diese auch in Ihr Marketingkonzept passen und entsprechend zielführend sind.

- Erstellen Sie für jeden Newsletter ein detailliertes Briefing. Berücksichtigen Sie darin alle Personen, die an der Erstellung des Newsletters beteiligt sind und setzen Sie sowohl Designer, Redakteure,Programmierer etc. über ihre jeweiligen Aufgaben in Kenntnis.

- Trotz Briefing und Contentplan: Hinterfragen Sie jeden einzelnen Newsletter. Enthält der Newsletter einen Mehrwert? Wird die Botschaft transportiert, die Sie vermitteln wollen? Sind die geplanten Inhalte relevant für die jeweiligen Abonnenten? Stimmen Sie ggfs. den Inhalt Ihrer Newsletter auf die Interessensgebiete der Abonnenten ab.

 

2. Redaktion

- Hat Ihr Mailing eine Struktur? Enthält ein Newsletter bspw. mehrere Artikel, können Sie Ihren Lesern ein verlinktes Inhaltsverzeichnis anbieten

- Above-The-Fold: Sind die oberen 600px des Newsletters besonders ansprechend? Schreiben Sie das wichtigste zuerst.

- Sind die Artikel des Newsletters kurz und prägnant formuliert?

- Enthält der Newsletter weiterführende Links?

- Enthält der Newsletter aussagekräftige Call-to-Actions?

- Ist die Betreffzeile prägnant und gibt Aufschluss über den Inhalt des Newsletters? Haben Sie die Länge der Betreffzeile bedacht?

- Werden Spam-Eigenschaften vermieden? Vollständig groß geschriebene Wörter, viele Ausrufezeichen oder zu reißerische Formulierungen können dazu führen, dass Ihr Newsletter als Spam eingestuft wird.

- Sind alle Bilder mit Alt-Text versehen?

- Ist Sharing via Social Media möglich?

 

3. Design & Darstellung

- Überprüfen Sie Ihre Templates regelmäßig: Sind diese noch aktuell und entsprechen der aktuellen CI / CD?

- Achten Sie auf Kontraste und (webfähige) Schriftarten, so dass Lesbarkeit gewährleistet ist

- Beschränken Sie sich nur auf wenige Schrifttypen für einen Newsletter. Zu viele unterschiedliche Schrifttypen wirken unruhig.

- Verwenden Sie eine Schriftgröße von mindestens 10 Punkten.

- Wie wird der Newsletter ohne Grafiken dargestellt? Manche User müssen erst das Laden der Bilder bestätigen, bevor Sie Grafiken angezeigt bekommen. Überprüfen Sie, ob Ihre Botschaft auch ohne Bilder ankommt.

- Setzen Sie die Darstellung in HTML. Viele E-Mail-Programme lesen CSS leider nicht richtig aus.

- Bieten Sie eine alternative Online-Version des Newsletters an?

- Wie schaut es aus mit der Darstellung Ihres Newsletters auf mobilen Endgeräten?

- Ist ein Abmeldelink vorhanden?

- Ist Ihr Impressum verlinkt oder vorhanden?

- Gibt es zusätzlich zu den Social Sharing Buttons einen Weiterempfehlungslink? 

 

4. Daten & Technik

- Gestalten Sie einen einfachen und unkomplizierten Anmeldeprozess zur Adressgewinnung, natürlich den rechtlichen Vorgaben entsprechend.

- Ist sichergestellt, dass auch wirklich jeder Abonnent sein Double Opt-In gegeben hat?

- Lassen Sie die Abonnenten Ihrer Newsletter ihre Daten einsehen und anpassen? Z.B. indem Sie einen Link zu einer Profilseite anbieten.

- Können sich die Abonnenten problemlos wieder vom Newsletter abmelden?

- Verwenden Sie ein professionelles Bounce-Management?

- Gibt es eine Blacklist?

- Funktioniert das Versenden von einer festen IP-Adresse? Dynamische IP-Adressen könnten als Spam zugeordnet werden.

- Wie lautet Ihre Absenderadresse? Ist diese nicht aussagekräftig, kann es schnell passieren, dass Abonnenten Ihre E-Mail noch vor dem Öffnen löschen.

 

5. Testversand

- Wer erteilt welche Freigaben in Ihrem Testversand-Workflow? Liegen alle Freigaben vor? Bedenken Sie das 4-Augen-Prinzip.

- Versenden Sie Ihre Newsletter vorab an einen Testverteiler.

- Testen Sie den Newsletter in allen gängigen E-Mail-Clients und -Programmen. Wird alles korrekt dargestellt?

- Testen Sie auch die Darstellung des Newsletters auf mobilen Endgeräten.

- Testen Sie alle Links in Ihrem Newsletter

- Testen Sie die individuelle Ansprache bzw. Personalisierung in Ihrem Newsletter.

- Funktioniert die alternative Anrede?

- Nach dem Testversand stellen Sie den Versand des Newsletters ein: Ist die korrekte Empfängerliste ausgewählt? Haben Sie den optimalen Versandzeitpunkt eingestellt?

 

6. Analyse & Optimierung

- Analysieren Sie Ihre Newsletter nach dem Versand. Werten Sie An- und Abmeldungen aus, Öffnungsraten, Klickraten, Anzahl der Weiterempfehlungen. Verfolgen Sie die Entwicklungen der Abonnentenzahl. Nutzen Sie diese wertvollen Erkenntnisse auf jeden Fall für Ihre zukünftigen Mailings.

- Funktionieren die Trackingparameter der Links in Ihrem Newsletter?

- Werten Sie Ab- und Anmeldungen aus

- Machen Sie A/B-Tests und betreiben Sie Testing im E-Mail-Marketing.

- Testen Sie unterschiedliche Versandzeitpunkte

- Berücksichtigen Sie die gewonnenen Erkenntnisse bei der Planung, also in Ihrem Redaktions- und Contentplan.

 

Für ein rundum perfekte E-Mail-Marketing sollten Sie nicht nur Ihre Newsletter testen und immer wieder überprüfen, denken Sie auch an Ihre Systemmails wie Ab- und Anmelde-E-Mails oder Transaktionsmails. Denn auch diese können Sie für Ihr E-Mail-Marketing verwenden.