Kein Website-Relaunch ohne CMS-Evaluation!

Viele Unternehmen und Entscheidungsträger unterschätzen die Tragweite der CMS-Auswahl für einen Website-Relaunch – obwohl die Leistungsfähigkeit des Content Management Systems einen dramatischen Einfluss auf die Kosten und Qualität eines Webprojektes haben kann. Führen Sie daher vor jedem Website-Relaunch eine fachgerechte CMS-Evaluation durch und wählen Sie unvoreingenommen das CMS aus, das sich am besten für Ihr Webprojekt eignet. Hier geben wir Ihnen einen Überblick über die standardisierte Vorgehensweise einer professionellen CMS-Auswahl und unsere Praxistipps aus über 20 Jahren CMS-Beratung.

In 9 Schritten zum passenden CMS

1. Stellen Sie ein Team zusammen

Achten Sie darauf, dass die wichtigen Ansprechpartner aus Redaktion, Marketing, IT und Einkauf im Team vertreten sind und sensibilisieren Sie alle Beteiligten für die Bedeutung der CMS-Entscheidung.

Tipp: Prüfen Sie, ob im Team genügend Zeit und Fachwissen über Content Management Systeme zur Verfügung steht oder ob Sie externe Unterstützung benötigen.

2. Erheben Sie die fachlichen Anforderungen

In einem Workshop mit Vertretern aus Online-Redaktion und Marketing können Sie die fachlichen Anforderungen an das Content Management System identifizieren. Bereiten Sie eine Agenda mit allen relevanten Themen vor. Neben besonderen Website-Funktionalitäten wie Personalisierung, Onsite-Suche, Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit geht es auch um die Benutzerfreundlichkeit für Redakteure sowie Datenmanagement und Datenanalyse. Denken Sie auch darüber nach, die Nutzerinnen und Nutzer Ihrer Website zu befragen, z.B. Interessenten, Kunden und Jobsuchende.

Tipp: Konzentrieren Sie sich auf relevante Funktionalitäten. Nach unserer Erfahrung sind 80% der Anforderungen aus dem redaktionellen Bereich heute in jedem gängigen CMS vorhanden oder beschreiben die Eigenschaften von Templates.

3. Definieren Sie die technischen Anforderungen

Die technischen Anforderungen werden mit den Entwicklern, System-Integratoren und Administratoren abgestimmt. Dabei geht es vor allem um die Integration des CMS in die vorhandene IT-Landschaft und die Ansprüche des Unternehmens an Sicherheit, Verfügbarkeit und Support.

Tipp: Behalten Sie den Aufwand für die Einrichtung von Schnittstellen im Auge, denn dieser hängt stark von der jeweiligen CMS-Technologie ab. Prüfen Sie, ob und wie die Anbindung externer Anwendungen wie Product Information Management (PIM), Digital Asset Management (DAM), Shoplösungen, Plattformen für Social-Media-Management, Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP) erfolgen soll. In einem Diagramm können Sie die Daten- und Informationsflüsse zwischen Ihren IT-Systemen und Anwendungen übersichtlich darstellen.

4. Legen Sie die wirtschaftlichen Anforderungen fest

Die Erfahrung unserer CMS-Beratungen zeigt, dass die Bewertung der CMS-Kosten eines der anspruchsvollsten Themen einer CMS-Evaluation darstellt. Einige Kosten sind klar definiert, z.B. Lizenz- und Updategebühren. Hinzu kommen zahlreiche weitere Posten, die von der Betriebsart (Cloud oder On-Premises), späteren Lizenzerweiterungen und vor allem von der Leistungsfähigkeit der CMS-Technologie abhängen. Je nachdem, welche Standardfunktionen ein CMS bereits mitbringt, kann der Aufwand für Customizing und Individualentwicklungen sehr unterschiedlich ausfallen und den Kostenvergleich der Content Management Systeme komplett auf den Kopf stellen.

5. Erstellen Sie einen Kriterienkatalog

Auf Basis der gesammelten CMS-Anforderungen können Sie nun einen individualisierten Katalog mit CMS-Kriterien zusammenstellen. Unterscheiden Sie dabei zwischen Muss- und Kann-Anforderungen und definieren Sie ein Punktesystem zur Bewertung und Gewichtung der verschiedenen Themen.

Tipp: Das richtige Verhältnis zwischen Preis und Leistung kann über den Erfolg oder Misserfolg der CMS-Investition entscheiden. Sowohl ein „zu wenig“ als auch ein „zu viel“ an Funktionalitäten kann zu Problemen bei der Umsetzung führen und unerwartete Zusatzkosten verursachen.

6. Stellen Sie geeignete CMS in einer Longlist zusammen

Erst nachdem Sie Ihre Anforderungen präzise definiert und priorisiert haben, können Sie Produktinformationen aus verschiedenen Quellen mit Ihrem Kriterienkatalog abgleichen und eine Liste der für Ihr Unternehmen und Ihr Projekt in Frage kommenden CMS erstellen.

Tipp: Beziehen Sie unbedingt auch weniger bekannte CMS in Ihre Suche ein. Es gibt CMS-Technologien, die für spezielle Anwendungsfälle überzeugende Vorteile bieten. Bei den CMS-Evaluierungen, die wir für unsere Kunden durchführen, haben wir schon über 40 verschiedene Content Management Systeme miteinander verglichen – dabei ist schon manch ein Außenseiter zum Sieger gekürt worden.

7. Identifizieren Sie die Favoriten für Ihre Shortlist

Wählen Sie von Ihrer Longlist die drei bis fünf besten Systeme aus und bewerten Sie diese anhand Ihres Kriterienkatalogs und Punktesystems so detailliert, wie es Ihnen möglich ist. Sobald die Rangfolge feststeht, können Sie entscheiden, welche CMS-Anbieter Sie zu einer Präsentation einladen möchten.

Tipp: Wenn Sie sehr komplexe Anforderungen haben und Ihnen die Auswahl der geeigneten CMS schwerfällt, können Sie externe CMS-Berater hinzuziehen.

8. Laden Sie die Anbieter zur Live-Präsentation ein

Eine Hersteller-Präsentation trägt viel dazu bei, falsche Erwartungen zu vermeiden und Missverständnisse auszuräumen. Stellen Sie kritische Fragen und lassen Sie sich wichtige Funktionen und anspruchsvolle Aufgabenstellungen live zeigen.

Tipp: Konzentrieren Sie sich darauf, wie mit dem CMS gearbeitet wird und wie die Arbeitsabläufe in der Praxis aussehen, damit sie umständlichen und unzulänglichen Lösungen auf die Spur kommen.

9. Treffen Sie eine objektive Entscheidung

Lassen Sie sich nicht von persönlichen Vorlieben und gewinnenden Verkäufern beeinflussen. Halten Sie sich an Ihren Kriterienkatalog und wählen Sie auf dieser Grundlage das am besten geeignete CMS-System aus. Nur wenn Sie begründete Zweifel an der Vertrauenswürdigkeit und Kooperationsbereitschaft eines Unternehmens haben, sollten Sie dieses aus der Bewertung ausschließen.

Fazit:

Eine CMS-Evaluation bietet eine standardisierte Vorgehensweise zur Auswahl des CMS-Systems, das am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihres Projektes passt. Damit können Sie einen Großteil der Risiken eines Website-Relaunches in den Griff bekommen. Wenn im eigenen Hause zu wenig Zeit und Fachkenntnis für die CMS-Auswahl bereitsteht, können Sie die Unterstützung einer externen CMS-Beratung in Anspruch nehmen.

Mehr zum Thema im Webinar CMS-Evaluation am 29.08.2023