Per Whitelist in den E-Mail-Posteingang

Mit einem Eintrag auf einer Whitelist stellen Versender erwünschte Nachrichten zuverlässiger den Empfängern zu und Spam-Filter als Wächter des elektronischen Postfachs können genauer arbeiten. Wer einen Brief mit der Post versendet, kann sich recht sicher sein, dass dieser beim Adressaten ankommt. Bei der elektronischen Post ist das nicht ganz so selbstverständlich. Der hohe Anteil der Spam-E-Mails veranlasst Mailbox-Provider, viele E-Mails als Spam-verdächtig zu klassifizieren und in ein entsprechendes Postfach einzusortieren. Leider kommen dadurch auch erwünschte Nachrichten manchmal nicht beim Empfänger an. Für den Versender, der beispielsweise einen Kunden-Newsletter zustellen möchte, ist das doppelt ärgerlich: Erstens erreicht seine E-Mail den Posteingang des Adressaten nicht, zweitens sind Spam-Filter lernende Systeme, die mit jeder Zurückweisung die Reputation des Absenders automatisch herabsetzen. Das wiederum verschlechtert dessen Zustellchancen in der Zukunft.

Weiße Listen für renommierte Versender

Einen Ausweg aus diesem Dilemma bieten Whitelists, sprich Positivlisten, die den gelisteten Absendern eine hohe Reputation bescheinigen. So sichern sich diese eine bevorzugte Behandlung durch die E-Mail-Provider. Versender von Werbemails können dies beispielsweise erreichen durch einen Eintrag auf der CSA-Whitelist. Damit nicht jeder Spammer das Gleiche tun kann, steht vor dem Eintrag eine Zertifizierung durch die Certified Senders Alliance (CSA). Weil die Zertifizierung regelmäßig erneuert wird, gewährleistet dies die langfristige Zustellbarkeit der Mails. Die Certified Senders Alliance (CSA) ist als gemeinsames Projekt von eco - Verband der Internetwirtschaft e. V. und des Deutschen Dialogmarketing Verbandes DDV entstanden. Die auf der Whitelist der CSA eingetragenen Versender werden von den teilnehmenden Mailboxprovidern als vertrauenswürdig und seriös erkannt. Mailbox- und Spamfilter-Provider bewerten diese nachweislich besser und stellen diese teilweise auch schneller zu. Mails landen mit einer signifikant höheren Wahrscheinlichkeit an ihrem gewünschten Ziel.

Mails von zertifizierten Providern haben Vorfahrt

Beim CSA-Partner Talos/Cisco beispielsweise werden dadurch mehr als 60 Prozent der zertifizierten IP-Adressen vom score „neutral“ zu „gut“ verschoben. Nahezu 85 Prozent kommen auf die Whitelist und das Content-Scanning entfällt. Der Mailbox-Provider RelAix Networks GmbH geht noch weiter. Existierende Blacklists werden durch die CSA-Zertifizierung überschrieben und Mails von zertifizierten IPs werden schneller angenommen. Neben der verbesserten Zustellbarkeit durch den Eintrag auf der CSA-Whitelist bietet eine CSA-Zertifizierung weitere Vorteile fürs Direktmarketing von Unternehmen. Die Kriterien der CSA für zertifizierte Versender von Massenmails basieren auf den strengen europäischen Vorgaben zum Datenschutz (DSGVO) und decken grundsätzlich international geltendes Recht ab. Wer zertifiziert ist und sich an die Kriterien der CSA hält, hat bezüglich rechtlicher Konsequenzen weniger Sorgen. Zertifizierte Versender, die doch einmal gegen die Regularien der CSA und somit existierende Best Practices verstoßen, werden durch die CSA frühzeitig vorgewarnt und erhalten konkrete Handlungsempfehlungen, wie sie die Regularien einhalten können. Das schützt den guten Ruf der Versender und hilft dabei, Beschwerden in Zukunft zu vermeiden. Das Management von Individualbeschwerden übernimmt die eco Beschwerdestelle. Die nimmt Hinweise nicht nur zu Spam, sondern zu allen Internetdiensten entgegen. Dort können beispielsweise auch rechtswidrige jugendgefährdende Sachverhalte gemeldet werden. Die eco Beschwerdestelle ist Mitglied des internationalen Hotline-Netzwerks INHOPE, dem mehr als 45 Beschwerdestellen aus über 40 Ländern angehören, die sich gegenseitig Beschwerden weiterreichen können. Beschwerden gegen CSA-zertifizierte Versender werden ausschließlich von der eco Beschwerdestelle bearbeitet.

Augen auf bei Spam Traps

Die Newsletter und andere Mailings der zertifizierten Versender wertet die CSA aus hinsichtlich technischer oder rechtliche Verstöße gegen die CSA-Regularien. Im Fall der Fälle werden die Versender informiert und können rechtzeitig gegensteuern. Darüber hinaus stellt die CSA weitere Kontrollinstrumente zur Verfügung, etwa die Benachrichtigung über Spam Trap Hits. Spam Traps können einen Absender auf eine Blacklist setzen und deuten grundsätzlich auf Schwächen in der Listenverwaltung hin. Entsprechende Hinweise ermöglichen es zertifizierten Versendern, frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Das beugt einem möglichen Reputationsschaden in der Zukunft vor. Neben der Nutzung der genannten Service-Lösungen zur Optimierung der Mail-Zustellung bietet die CSA Marketeers, E-Mail-Service-Providern, Spamfilter- und Mailbox-Providern eine Plattform, auf der sie auf Fachebene aktuelle Herausforderung und Zukunftsthemen des E-Mail-Marketings diskutieren können, so auf dem alljährlich stattfindenden internationalen CSA Summit. Der nächste CSA Summit ist vom 10. bis 12. April 2019 in Köln.